Banco de Dados e Controles Estatísticos
Ao
passarmos a ser responsáveis pelo gerenciamento das compras de matérias
primas, na América Latina, observamos
que não havia controles eficientes para essas matérias primas que nos
permitisse desenvolver um trabalho com resultados sólidos.
Não
tínhamos verba para a execução desse serviço, por terceiros, além do que tínhamos
resistência interna para conseguirmos iniciar o levantamento, juntando-se a
isso estávamos na empresa há apenas 4 meses e não tínhamos pleno
conhecimento dos sistemas utilizados em nossa área.
Apesar
das dificuldades desenvolvemos um banco de dados de todas as matérias primas
compradas na América Latina nos últimos 12 meses.
Em
apenas 2 meses conseguimos montar um banco de dados que nos dava todas as informações,
dos últimos 12 meses, das matérias
primas compradas, sendo que as mesmas
eram demonstradas por: Região, País, Planta, por Comprador, por Fornecedor,
por Tipo de Negócio, e por diversas outras formas que poderíamos estar
interessados, uma vez que o banco de dados foi desenvolvido em excel e nos
possibilitava fazer diversos tipos de filtro para obter as informações que
queríamos.
Através desse banco de dados passamos
a ter controle de todas as matérias primas compradas, o que nos possibilitou
melhores negociações com os nossos fornecedores, pois sabíamos exatamente
quanto e o que
comprávamos deles, em toda a América Latina, o que nos possibilitou
obter economias anuais de US$5,000,000.00.
Esse banco de dados ainda nos possibilitou
desenvolver controles estatísticos, a
saber:
1. Quantidade de Pedidos Recebidos
divididos por faixa de valor comprado, ou seja, “X” pedidos comprados no valor de US$1,00 a
US$10,000.00, de US$10,001.00 a US$50,000.00, de US$50,001.00 a US$200,000.00, acima de
US$200,001.00, e assim por diante.
2.
Relação dos principais
fornecedores, com a informação do que havíamos comprado deles, nos últimos 12 meses, para
que unidades/países, quantidade comprada, preço pago e total comprado nesse
período.
3.
Quadros estatísticos demonstrando
a evolução dos preços das matérias
primas por: Fornecedor, Produto, País, Planta, Região e,
principalmente, por comprador o que nos possibilitou acompanhar se os mesmos
estavam conseguindo economias reais ou não, para todas as matérias primas sob
sua responsabilidade e não apenas sobre uma ou outra, proporcionando ainda, uma
competição sadia entre os mesmos.